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Die EU-Whistleblowing-Richtlinie ist derzeit in aller Munde und die Umsetzung in deutsches Recht steht wohl kurz bevor. Wir geben Ihnen nachfolgend einen kurzen Überblick, was die Kernanforderungen der EU-Whistleblowing-Richtlinie sind und wie eine Umsetzung in deutsches Recht voraussichtlich aussehen könnte.
Whistleblower (Hinweisgeber) sind Personen, die Missstände innerhalb einer Organisation transparent machen und dabei Informationen aus ihrem Arbeitsumfeld offenlegen.
Sie leisten Unterstützung bei der Aufdeckung und Behebung von betrieblichen Missständen, sowohl zum Erhalt der Marktgerechtigkeit, zum Schutz des Gemeinwohls und zum Erhalt der Wertekultur in einer Organisation.
Bisher gab es im deutschen Rechtssystem keinen gesetzlich verankerten Hinweisgeberschutz und keine branchenunabhängige gesetzliche Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgeber-systems. Nur wenige Spezialgesetze begründen bisher vor allem für Unternehmen der Finanzbranche die Pflicht zur Einrichtung von geschützten Meldekanälen.
Die Ende 2019 erlassene EU-Richtlinie 2019/1937 („Whistleblowing-Richtlinie“) soll den EU-weiten Hinweisgeberschutz stärken und standardisieren. Sie soll den Schutz von Hinweisgebern auf ein EU-weit einheitliches Niveau heben. Die Mitgliedstaaten hatten zwei Jahre Zeit, die Vorschriften in nationales Recht umzusetzen. Die Frist für die Umsetzung lief am 17.12.2021 ab.
Ein „Entwurf eines Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen sowie zur Umsetzung der Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“ (Hinweisgeberschutzgesetz) liegt bereits vor. Vorbehaltlich etwaiger Änderungen zeigt der Gesetzesentwurf, wohin die Reise für deutsche Unternehmen gehen kann.
Die amtierende Regierungskoalition hat das Thema im Koalitionsvertrag platziert, sodass mit einer kurzfristigen Verabschiedung eines Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) gerechnet werden darf. Die Umsetzung soll “rechtssicher und praktikabel” sein, so der Wortlaut im Koalitionsvertrag.
Von der Whistleblowing-Richtlinie betroffen sind alle privatrechtlich organisierten Unternehmen ab einer Größe von 50 Beschäftigten (vgl. Art. 8 III der Richtlinie), ebenso auch juristische Personen des öffentlichen Rechts.
Auf die betroffenen Unternehmen bzw. Institutionen kommen nun wichtige Pflichten zu. Dies gilt auch und insbesondere für den Non-Profit-Sektor.
NPOs ab einer Größe von 50 Beschäftigten müssen, die sich aus der Richtlinie ergebenen Pflichten unabhängig von ihrem Tätigkeitsfeld erfüllen.
Wer mehr als 50 Mitarbeiter beschäftigt, ist künftig verpflichtet, ein unternehmensinternes Hinweisgebersystem in Form eines vertraulichen Meldekanals, an den sich Whistleblower wenden können, ohne Sanktionen wie eine Kündigung oder die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen seitens des Unternehmens befürchten zu müssen, bereit zu stellen. Vordingliches Ziel ist es, die Hinweisgebenden vor drohenden Repressalien, die ihnen durch die Erteilung der Hinweise drohen, zu schützen. Es ist daher sicherzustellen, dass die Identität des Hinweisgebers im gesamten Dialog geschützt bleibt, sofern der Hinweisgeber das wünscht.
Bei Missachtung der diesbezüglichen regulatorischen Anforderungen sieht der vorliegende Entwurf des deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) beispielsweise Geldbußen i.H.v. bis zu 100.000 Euro vor. Darüber hinaus drohen selbstverständlich – was gerade im Non-Profit-Sektor viel wichtiger ist – schwere Reputations-schäden. Der Hinweisgeber kann sich außerdem auf sein Schutzrecht nach der Richtlinie berufen, wenn er sich direkt an eine externe Meldestelle wendet (z.B. Hinweisgeberportal eines Landeskriminalamtes) – was er, wenn er keinen vergleichbaren Schutz im Rahmen eines internen Meldekanals findet, auch tun wird.
Bei der Einrichtung eines richtlinienkonformen Hinweisgebersystems sollten NPOs insbesondere auf den Schutz der Vertraulichkeit der Identität des Whistleblowers während des gesamten Dialoges achten. Es empfiehlt sich daher die Beauftragung von externen Vertrauensanwälten, an die sich der Hinweisgeber vertrauensvoll wenden kann, ohne befürchten zu müssen, dass seine Identität bzw. der Inhalt seiner vertraulichen Meldungunternehmens intern bekannt wird. Aufgrund der besonderen anwaltlichen Verschwiegenheitspflichten kann ein sehr weitreichender Vertrauensschutz für den Hinweisgeber und auch für die Organisation geschaffen werden, da dem Vertrauensanwalt z.B. gegenüber den Strafverfolgungsbehörden ein Zeugnisverweigerungsrecht zusteht.
Ein Rund-um-Sorglos-Paket bietet ein digitaler Meldekanal mit Vertrauensanwälten als Ansprechpartner. Hier wird technischer Schutz der Vertraulichkeit mit der anwaltlichen Verschwiegenheit kombiniert, sodass der Hinweisgeber immer auf höchstem Niveau geschützt ist, egal ob der Hinweisgeber schriftlich oder mündlich kommunizieren möchte. Sogar bei einem persönlichen Treffen von Vertrauensanwalt und Hinweisgeber wäre die Vertraulichkeit der Identität geschützt.
Ein Vertrauensanwalt kann über jegliche Kommunikationswege einen vertraulichen Dialog mit dem Hinweisgeber führen. Als Compliance-Experte kann er eine erste versierte rechtliche Einschätzung vornehmen, Informationen plausibilisieren und das Ergebnis seiner Einschätzung – nach Einholung des entsprechenden Einverständnisses des Whistleblowers – an das jeweilige Unternehmen weiterleiten und ggf. interne Untersuchungen anregen.
Betroffene Unternehmen, insbesondere NPOs, sollten nicht länger abwarten, sondern die verbleibende Zeit nutzen, ein Konzept zu entwickeln, dass auf die Bedürfnisse der Organisation passt. Gleichwohl der genaue Zeitpunkt der Verabschiedung eines deutschen Hinweisgeberschutzgesetzes noch unklar ist, die Umsetzung an sich ist garantiert und in seinem Umfang darf das Gesetz nicht hinter den Anforderungen der Whistleblowing-Richtlinie zurückbleiben. Die Richtlinie setzt den Mindeststandard, weniger gibt es nicht, allenfalls mehr.
In Ihren Überlegungen sollten Sie nicht vergessen, dass die neuen Regelungen zum Hinweisgebeschutz nicht nur lästige Pflichten bedeuten, sondern auch Vorteile für Ihre Organisation bedeuten. Durch die Kodifizierung von klaren Regeln sowohl für Hinweisgeber als auch für betroffene Institutionen wird ein strukturiertes und koordiniertes Vorgehen beim Eingang von Meldungen und der Prüfung von möglichen rechtlichen Verstößen gewährleistet werden. Der gesetzlich normierte Schutz ist für die betroffenen Institutionen ein großer Pluspunkt bei der frühzeitigen Aufdeckung von Missständen und wird somit dazu beitragen, Schäden von der Institution abzuwenden und die Reputation zu bewahren. Durch ein funktionierendes Meldesystem mit höchstem Schutzniveau wird darüber hinaus auch das Vertrauen von Beschäftigten oder Kunden in die Institution erheblich gesteigert.
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